Die neuen Verordnungen durch die DSGVO verunsicherten zahlreiche Unternehmen. Für Selbstständige im Rechnungswesen ist bis heute unklar: Sind sie Auftragsverarbeiter oder Verantwortliche?
Als die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist, hinterließ sie bei vielen Unternehmen und Institutionen Ratlosigkeit. Zahlreiche Punkte waren auch für Experten noch nicht eindeutig geregelt. Bis heute gibt es selbst seitens der Aufsichtsbehörden unterschiedliche Sichtweisen darüber, wer einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung abschließen muss und wer davon ausgenommen ist. Eine Seite bezieht sich auf das Kurzpapier Nr. 13 der Datenschutzkonferenz, in dem die Datenverarbeitung für „die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Finanzbuchhaltung durch Rechenzentren“ als Beispiele für die Auftragsverarbeitung gelistet sind.
Für die Einbeziehung von Berufsgeheimnisträgern wie Steuerberatern, Rechtsanwälten, externen Betriebsärzten oder Wirtschaftsprüfern solle das jedoch nicht gelten. Hierbei handle es sich um „die Inanspruchnahme fremder Fachleistungen bei einem eigenständig Verantwortlichen“. Als Gegenposition trug BVBC-Rechtsexperte Matthias Pruns in der Juliausgabe der Verbands- und Fachzeitschrift BC (BC 07/18, S. 335 ff.) jedoch vor, dass eine Abgrenzung nach Berufsgruppen nicht sachgerecht sei. Das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldungen seien gemäß § 6 Nr. 4 StBerG Hilfe in Steuersachen und es gäbe keinen Grund, diese bei einem selbstständigen Bilanzbuchhalter anders zu beurteilen als bei einem Steuerberater. Es handle sich bei beiden Berufsgruppen um Tätigkeiten, die eine eigenständige Wertung erforderlich machen sollen. Kurz: Liegt bei Steuerberatern keine Auftragsverarbeitung vor, dann auch nicht im Falle selbstständiger Bilanzbuchhalter. Auch die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen spricht sich für eine einheitliche Beurteilung derselben Tätigkeiten aus. Jedoch mit anderem Ergebnis: Bei der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen handle es sich um eine Auftragsverarbeitung – ganz gleich durch wen.
Anders als Pruns sieht die Behörde hierin „eine Aufgabe ohne eigene Entscheidungskompetenzen“ (vgl.LDI). Auf Nachfrage des Rechtsexperten schreibt die Landesbeauftrage, diese Tätigkeiten seien von einem „routinemäßigen, schematischen Vorgehen geprägt“. Eine Datenverarbeitung in eigener Verantwortung – ohne Notwendigkeit eines Vertrags über die Auftragsverarbeitung – sei hingegen bei weisungsabhängigen Aufgaben oder Dienstleistungen wie dem Jahresabschluss oder der klassischen Steuerberatung gegeben. Fazit: Nach Ansicht der NRW-Behörde müssen selbstständige Bilanzbuchhalter genauso wie Steuerberater bei Ausübung bestimmter Tätigkeiten eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit ihren Mandanten schließen. Welche Sicht sich letztlich durchsetzen wird, bleibt abzuwarten. Wer bis dahin einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung abschließt, steht zumindest auf der sicheren Seite – ob notwendig oder nicht.
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