Christoph Buluschek, Bereichsleiter Customer Touchpoints bei Agenda
Christoph Buluschek, Bereichsleiter Customer Touchpoints bei Agenda, geht in einem Gastbeitrag auf Automatisierung und KI in der Buchhaltung ein – und zeigt, warum Prozesse wichtiger sind als Technik.
Montagmorgen, kurz nach acht: Die Kaffeemaschine läuft, die Software öffnet sich. Zehn neue Eingangsrechnungen stehen bereit – digital, strukturiert, vom System vorerfasst. Keine Papierstapel, keine Pendelordner, kein Abtippen. Zwei Klicks, kurze Prüfung, Buchung abgeschlossen. Buchhalter starten mit klarem Kopf in den Tag.
Für viele Betriebe ist dieser Arbeitsalltag noch eine Wunschvorstellung. Denn wer seine Prozesse noch nicht konsequent automatisiert hat, träumt weiterhin von diesem reibungslosen Ablauf. Dabei wäre er heute längst möglich. Zudem bietet KI in der Zukunft sogar noch größeres Potenzial.
Wenn Routinen Zeit fressen
Zunächst ein Blick in die Realität: Der Arbeitsalltag im Rechnungswesen ist nach wie vor stark von händischen Aufgaben geprägt. Eingangsrechnungen ähneln sich, Geschäftsvorfälle folgen bekannten Mustern, Buchungen kehren Monat für Monat zurück. Gleichzeitig steigen die Belegmengen, während qualifizierte Fachkräfte schwerer zu finden sind.
In klassischen Prozessen bedeutet das: prüfen, kontieren, nachfragen, korrigieren. Wertvolle Zeit fließt in Aufgaben, die kaum Fachwissen, aber viel Aufmerksamkeit erfordern.
Genau hier setzt Automatisierung an. Bereits heute laufen in vielen Betrieben einzelne Prozesse automatisiert ab. Nicht zuletzt durch gesetzliche Vorgaben hat sich in den vergangenen Jahren einiges bewegt. Mit der Einführung der obligatorischen E-Rechnung hat der Fiskus 2025 vielen Betrieben zwangsweise den Weg in eine digitale Zukunft geebnet. Das strukturierte Rechnungsformat sorgt dafür, dass Betriebe seither Belege dieser Art in einem entsprechenden System nahtlos verarbeiten. Der Erfassungsaufwand sinkt, Medienbrüche nehmen ab.
Digitalisiert, aber nicht automatisiert
Was auf dem Papier, oder besser auf dem Bildschirm, gut klingt, haben Unternehmen in der Praxis häufig noch nicht konsequent genug umgesetzt. Statt Prozesse im Zuge der Digitalisierung grundlegend zu vereinfachen, haben es sich viele Betriebe unnötig kompliziert gemacht. Sie behandeln digitale Belege oft noch herkömmlich. Sprich, sie haben den Papierprozess eins zu eins in die digitale Welt übersetzt. Das bedeutet: Sie prüfen, kontieren und verbuchen manuell. Der Ablauf ist zwar minimal schneller geworden, aber nicht grundlegend anders.
Die Folge: Sie schöpfen die Digitalisierung nicht voll aus. Dabei liefern Formate wie die E-Rechnung alle relevanten Informationen bereits als strukturierten Datensatz. Dieser lässt sich direkt in ihr Buchhaltungssystem übernehmen. Das erleichtert die Weiterverarbeitung erheblich. Die E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte eindeutig dar, sodass das System einzelne Positionen gezielt auswerten und differenziert verbuchen kann. Im Vergleich zu gescannten Belegen entfallen typische Fehlerquellen der Texterkennung – ein Vorteil, der die Digitalisierung deutlich zuverlässiger macht. Zudem sparen sich Fachkräfte, Daten manuell abzutippen. Und genau hier liegt ein bislang oft ungenutztes Potenzial.
Warum Automatisierung mehr ist als Technik
Die E-Rechnung ist dabei nur ein Beispiel von vielen. Wer analoge Prozesse lediglich in die digitale Welt übersetzt, hängt an alten Denkmustern fest und schöpft die Möglichkeiten, die heute durch die Transformation bereits vorhanden sind – mehr Effizienz dank besser durchdachter Prozesse – nicht aus. Das eigentliche Hindernis für Automatisierung liegt selten in der Software. Es liegt im Prozessverständnis.
Viele Buchhaltungen organisieren ihre Arbeit weiterhin rund um den einzelnen Beleg. Sie behandeln jeden Vorgang gleich – unabhängig davon, ob er bekannt, wiederkehrend oder eindeutig ist. Automatisierung beschleunigt unter diesen Voraussetzungen einzelne Schritte, verändert aber nicht den Ablauf. Der Arbeitsalltag bleibt kleinteilig und von der Routine geprägt.
Mit einem anderen Prozessverständnis verschiebt sich auch der Fokus der Arbeit. Buchhalter beginnen ihren Tag nicht mit der Frage: „Welche Belege muss ich heute buchen?“, sondern mit dem Blick auf die Übersicht: Wo gibt es Unklarheiten? Wo sind Auffälligkeiten? Wo kann ich mein fachliches Know-how einsetzen?
Warum KI hier ansetzt und nicht ersetzt
Automatisierung ist das eine. Sie zeigt, was heute dank der Digitalisierung bereits möglich ist. Künstliche Intelligenz wird diesen Ansatz in der Zukunft deutlich verstärken. Nicht als Ersatz für Fachwissen, sondern als Treiber dieses Prozessdenkens. KI geht dabei deutlich über klassische Automatisierung hinaus. Sie ist in der Lage, einen Großteil der Buchungen selbstständig zu erzeugen. Sie teilt Belege ohne zusätzlichen Zeitaufwand für die Fachkraft auf mehrere Konten auf, erkennt Zusammenhänge und führt Buchungen konsistent aus. Das System arbeitet dabei durchgängig im Hintergrund. Buchhalter befassen sich nur noch mit Spezial- oder Ausnahmefällen, bei denen eine fachliche Bewertung erforderlich ist.
Perspektivisch wird KI einen Großteil der laufenden Buchhaltung eigenständig erledigen – und das mit einer hohen Trefferquote. Buchungen entstehen dann nicht mehr, weil ein Mensch sie auslöst, sondern weil das System sie selbstständig erzeugt. Fachkräfte greifen nur noch ein, wenn das System sich aufgrund von Unklarheiten meldet.
Für die Buchhaltung bedeutet das einen grundlegenden Wandel. Manuelle Tätigkeiten treten weitgehend in den Hintergrund. Fachkräfte gewinnen Zeit für Aufgaben mit höherem Mehrwert: Sie analysieren Zahlen, bewerten Entwicklungen und unterstützen aktiv bei der Steuerung des Unternehmens. Buchhaltung wird vom ausführenden zum steuernden Bereich.
Künstliche Intelligenz hebt Automatisierung auf die nächste Stufe
Automatisierung zeigt bereits heute, welches Potenzial in digitalen Prozessen steckt. Sie macht Abläufe effizienter und schafft Struktur. Künstliche Intelligenz geht noch einen Schritt weiter. Sie sorgt dafür, dass Buchhaltung nicht nur automatisiert, sondern weitgehend selbstständig abläuft.
Der größte Gewinn liegt dabei im Zeitfaktor. Wenn Systeme Buchungen eigenständig erzeugen und sich nur bei Rückfragen melden, entstehen Freiräume. Fachkräfte müssen nicht mehr jeden Vorgang bearbeiten, sondern konzentrieren sich auf Analyse, Steuerung und Kontrolle.
Buchhaltung entwickelt sich so vom notwendigen Pflichtbereich zum aktiven Steuerungsinstrument. Unternehmen erhalten belastbare Zahlen schneller und kontinuierlicher. Der klare Kopf am Montagmorgen ist dann keine Wunschvorstellung mehr, sondern das Ergebnis von Prozessen, die Automatisierung und KI konsequent nutzen.
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