Christoph Buluschek, Leiter Account-Management & E-Business bei Agenda
Kein Unternehmen verdient Geld durch Überweisungen, das Führen von Kassenbüchern oder durch das Sortieren von Belegen. Weshalb es umso wichtiger ist, dass die Finanzbuchhaltung effizient arbeitet, stellt Christoph Buluschek, Leiter Account-Management & E-Business bei Agenda, in einem Gastbeitrag des langjährigen strategischen BVBC-Partners heraus. Der Schlüssel sei die Digitalisierung. Sie sei mehr als eine Lizenz zur Effizienz: Sie öffne Unternehmen wertvolle Türen – beispielsweise, wenn es darum gehe, das eigene Controlling zu professionalisieren.
Wer heutzutage Daten noch manuell eingibt, verliert nicht nur durch unnötige Tipparbeit Zeit, sondern riskiert auch Fehler. Software automatisiert das Rechnungswesen weitestgehend und beschleunigt buchhalterische Tätigkeiten um ein Vielfaches.
Das zeigen diese Beispiele:
- Über Cloud-Anwendungen greifen Unternehmen heutzutage überall und jederzeit auf die Buchhaltung zu. So erfassen Betriebe Kassenbücher beispielsweise bequem online, wenn die Software dafür GoBD-zertifiziert ist.
- Unternehmen verbuchen analoge Belege dank der Cloud mit wenigen Klicks digital. Professionelle Software-Tools arbeiten mit einer Texterkennung. Der Buchhalter prüft den daraus generierten Buchungsvorschlag und übernimmt ihn. Manuelles Tippen gehört zur Vergangenheit. Die Software erkennt Standardfälle mit einer Trefferrate von 80 Prozent. Korrigiert der Buchhalter einen Buchungsvorschlag, merkt sich der Algorithmus diese Änderung für die Zukunft.
- Im digitalen Cloudarchiv legt der Buchhalter die Belege ab und archiviert sie so, dass er sie jederzeit wiederfindet.
- Mithilfe eines Kontoauszugs-Managers lesen Betriebe Kontobewegungen – idealerweise auch von PayPal – direkt in der Finanzbuchführung ein. Der Kontoauszugs-Manager erzeugt anhand der offenen Posten automatisch Buchungsvorschläge. Ist die Software in der Lage, selbstständig zusammengehörende Buchungen gegeneinander auszugleichen, sparen sich Unternehmen, Beträge manuell auszuziffern. Der Vorteil: Offene Posten sehen Betriebe jederzeit aktuell ein und haben ausstehende Rechnungen sowie Skontofristen stets im Blick. Skontobeiträge verbucht die Software automatisch. Und auch die Korrektur der Umsatzsteuer erledigt das Programm selbstständig. Eine dadurch mögliche aktuelle Liquiditätsplanung gibt Betrieben die Sicherheit, auch kurzfristig zu planen.
Die E-Rechnung: Zwangsdigitalisierung im Rechnungswesen
Seit 1. Januar gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht. Bedeutet: Die Digitalisierung ist nicht nur der Schlüssel zu mehr Effizienz in der Finanzbuchhaltung, sondern gesetzliche Pflicht. Der Fiskus formiert sich seit einigen Jahren immer mehr zum Treiber der digitalen Transformation, um Prozesse transparenter zu gestalten und Steuerbetrug zu eliminieren. Wer E-Rechnungen annehmen möchte, benötigt zwingend ein System, das er in seinen bestehenden Workflow integrieren kann. Verfügt das Programm über eine entsprechende Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung, automatisieren Unternehmen ihren Rechnungseingangsprozess vollständig.
Beispiele aus der Praxis: So gelingt die Umsetzung der E-Rechnung
So funktioniert das beispielsweise mit dem InvoiceHub von Agenda. Durch das Programm verarbeiten Unternehmen alle Belege einheitlich – egal, ob es sich dabei um eine E- oder eine herkömmliche Rechnung handelt. Eingehende Rechnungen leiten Unternehmen als E-Mail an das Programm weiter. Der InvoiceHub prüft anschließend automatisch die formalen Anforderungen nach dem Umsatzsteuergesetz, liest enthaltene Rechnungsdaten aus und stellt sie bei Bedarf in einem Belegbild dar. Haben Unternehmen die Rechnungen fachlich geprüft, geben sie diese direkt im System frei und übergeben sie an die Buchhaltung. Verarbeitete Belege archiviert die Software GoBD-konform – lesbar, unveränderlich und manipulationssicher.
Finanzbuchführung: Mehr als nur Zahlen
Heben Betriebe ihre Buchhaltung auf ein neues Level, schaffen sie Synergien – beispielsweise liefern sie ihrem Steuerberater eine gute Vorarbeit für die Erstellung des Jahresabschlusses. Außerdem bietet eine Professionalisierung ihnen die Chance, das Controlling zu optimieren. Mit den aktuellen Daten aus der Finanzbuchführung und einer guten Rechnungswesen-Software haben sie das Werkzeug zur Hand, um aussagekräftige Analysen zu erstellen. Diese tragen gewinnbringend zur Unternehmenssteuerung bei. Methoden, die Unternehmen hier anwenden können: Der Plan-Ist-Vergleich sowie die mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung.
Der Plan-Ist-Vergleich ist eine spezielle Form der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA). Unternehmen legen zu Beginn des Geschäftsjahres Planwerte für wichtige Positionen in der BWA fest und vergleichen sie jeden Monat mit den aktuellen Ist-Werten. Unterjährig prüfen sie so auf einen Blick, wie nah sie der eigenen Zielerreichung sind – und ob sie gegebenenfalls nachjustieren müssen. Sobald das Unternehmen vor unerwarteten Herausforderungen wie jüngst der Energiekrise oder der Pandemie steht, lassen sich mit dem Plan-Ist-Vergleich sehr gut die Konsequenzen einschätzen und verschiedene Szenarien und Lösungsmöglichkeiten durchspielen.
Die mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung analysiert, welche Bereiche des Unternehmens die eigenen Fixkosten decken, welche Bereiche darüber hinaus zur Deckung der allgemeinen Fixkosten beitragen und welche Bereiche gewinnbringend sind.
Win-win: mehr Effizienz und mehr Kontrolle dank digitalem Rechnungswesen
Wer die Finanzbuchführung maximal automatisiert, spart nicht nur Geld und Zeit, sondern nutzt die Digitalisierung als Sprungbrett zu mehr Professionalität. Aktuelle Daten aus der Finanzbuchführung bereiten Betriebe mit einer entsprechenden Software so gut auf, dass sie ihr Controlling auf ein neues Level heben. Das hilft ihnen dabei, das Unternehmen gezielt zu steuern und unabhängig von ihrem Steuerberater Situationen einzuschätzen.
Der Softwareanbieter Agenda ist langjähriger strategischer Partner des BVBC und kennt seit über 40 Jahren die Anforderungen von selbstständigen (Bilanz-)Buchhalterinnen und Buchhaltern sowie Unternehmen. Mitglieder erhalten 15 Prozent Rabatt auf entsprechende IT-Lösungen. Mehr Infos dazu gibt es hier.
